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Tine Admin HowTo: Filemanager / Filesystem

Version: Liva 2025.11

Konfiguration und Problemlösungen des Filemanager-Moduls von tine Groupware

Versionierung ("ModLog") im Filesystem

Mit der entsprechenden Einstellung werden Dateien im tine Dateisystem versioniert, d.h. bei jeder Änderung wird eine neue Dateiversion erstellt, man kann sich die Historie anzeigen lassen bzw. alte Versionen wiederherstellen / herunterladen.

Die Versionierung wird mit folgendem Schalter in der 'filesystem'-Konfiguration eingestellt:

'filesystem' => [
    'modLogActive' => true,
    [...]
],

Bei einem Docker-Compose Setup kann das Verhalten über die ENV-Variable TINE20_FILESYSTEM_MODLOG_ACTIVE (Default: true) gesteuert werden.

Welche Version der Datei ausgeliefert wird, steht statisch in der DB - es halt also nicht direkt mit der Einstellung zu tun und es kann problemlos zwischen an/aus umgeschaltet werden.

Aufräumen der Versionen

Das Aufräumen erledigt ein Scheduler-Job mit dem Namen "Tinebase_FileRevisionCleanup", der standardmäßig einmal täglich ausgeführt wird.

Mit den folgenden zusätzlichen Konfigurationsoptionen kann die Anzahl der vorgehaltenen Versionen bzw. die zeitliche Dauer der Speicherung eingestellt werden (es sind die Standardwerte angegeben): 

'filesystem' => [
    'numKeepRevisions' => 100, // 100 Versionen
    'monthKeepRevisions' => 60, // Monate
    [...]
],

Auswirkungen auf den Gesamt-Storage-Verbrauch

Man kann einstellen, ob die Versionen mit in der Belegungsanzeige berücksichtigt werden. Das geht über den Schalter 'includeRevision' (Default: false) in der 'quota'-Konfiguration:

'quota' => [
    'includeRevision' => false,
    [...]
],

Volltextindizierung mit Apache Tika

Damit die Datei-Inhalte im Filemanager durchsucht werden können, muss Apache Tika (https://tika.apache.org/ - tika-app.jar) auf dem Server verfügbar sein. Das ist eine Jar-Datei, die an einem konfigurierten Ort hinterlegt sein muss. Außerdem muss dafür eine Java-Runtime installiert sein: Das Debian Standard jre (headless) ist ausreichend (z.B. https://packages.debian.org/stretch/openjdk-8-jre-headless).

Getestet wurde die Funktionalität mit Version 1.14, es sollte aber auch mit neueren Versionen klappen.

Die Konfiguration in tine Groupware sieht dann so aus (z.B. config.inc.php):

'fulltext' => [
    'tikaJar' => '/usr/share/tika.jar',
    [...]
],
'filesystem' => [
    'index_content' => true,
    [...]
],

Beim Speichern einer Datei wird diese dann indiziert.

Um den Index nachträglich mit den vorhandenen Dateien zu füllen, muss dieses Kommando aufgerufen werden:

$ tine20-cli --method=Tinebase.fileSystemCheckIndexing

Wenn es sofort beendet ist stimmt die Konfig nicht, es sollte relativ lange dauern. Und auch die Logs cheken, im Fehlerfall tauchen dann dort Infos auf.

Wenn alles klappt, sollte sowas im (DEBUG-)Log stehen:

Tinebase_Fulltext_TextExtract::fileObjectToTempFile::100 tika success!

(100 ist die zeilennummer in der php datei, kann sich natürlich mit der zeit ändern ...)

Tika Download

Ab Ubuntu 20.04 gibt es einigermassen aktuelle DEB-Pakete: libtika-java

Ansonsten sollte man die aktuelle Version von der Webseite (https://tika.apache.org/download.html) herunterladen (und auch die CVEs im Auge behalten: https://tika.apache.org/security.html).

Liste mit den Benutzern mit den meisten Daten im tine Groupware VFS (Virtual File System) erstellen

sql> select user.login_name,fo.created_by, sum(fr.size) as filesize from tine20_tree_fileobjects as fo JOIN tine20_tree_filerevisions as fr ON fo.id = fr.id join tine20_accounts as user on user.id=fo.created_by group by fo.created_by order by filesize DESC;

Konfiguration des Preview-Service

Damit der Docservice von tine Groupware verwendet wird, muss folgende Konfiguration in die config.inc.php hinzugefügt werden:

'filesystem' => array(
    // [...] andere Filesystem settings

    'createPreviews' => true,
    'previewServiceUrl' => 'http://PREVIEWSERVICE/v2/documentPreviewService',
    'previewServiceVersion' => 2,
    'previewMaxFileSize' => 10485760, // 10 MB
),

PREVIEWSERVICE = IP-Adresse oder Hostname des Docservice Hosts.

'previewMaxFileSize' ist optional.

Previews werden via Scheduler für alle Dokumente, die noch kein Preview haben, erzeugt (läuft, glaube ich, 1x in der Nacht). Für neue Dokumente wird direkt nach dem Hochladen die Preview-Generierung angestossen.

Prüfen, ob der PREVIEW-SERVICE funktioniert:

PREV_URL=https://previewservice.domain
echo "This is a ASCII text, used to test the document-preview-service." > test.txt
res=$(curl -F config="{\"test\": {\"firstPage\":true,\"filetype\":\"jpg\",\"x\":100,\"y\":100,\"color\":false}}" -F "file=@test.txt" $PREV_URL/v2/documentPreviewService)
sha=$(echo $res  | sha256sum)
if [ "$sha" != "df8f8891a6d892777b010c89288841301bcc72c00779797a189ea5866becad75  -" ]; then
  echo "FAILED"
  exit 1
fi

Preview-Status anzeigen:

tine20-cli --method Tinebase.reportPreviewStatus

Array
(
    [missing] => 0
    [created] => 14
)

Alle Previews neu erzeugen

  • Preview failcount zurücksetzen (soll später auch automatisch passieren: https://taiga.metaways.net/project/admin-tine20-service/us/3069) 
        MariaDB [tine20]> update tine20_tree_filerevisions set preview_error_count = 0;
  • Neugenerierung anstossen
    tine20-cli --method Tinebase.fileSystemRecreateAllPreviews

TempFile-Ordner

Wie oft wird der TempFile-Ordner automatisch aufgeräumt?

Der Cleanup-Job Tinebase_TempFileCleanup läuft stündlich und räumt alle (nicht-punkt) Dateien im Temp-Ordner weg, die älter als 6 Stunden sind.

Mein TempFile-Ordner ist sehr groß. Kann ich einen Cleanup von Hand anstossen?

Ja, das geht so (Löscht alle Dateien, die älter als 2019-12-19 11:28:00 sind):

tine20.php --method=Tinebase.clearTable temp_files -- date='2019-12-19 11:28:00'

Änderungen im Dateimanager/Filesystem rückgängig machen z.b. gelöschte Datei wiederherstellen (UNDO-Funktion)

ACHTUNG: damit das im Dateimanager klappt, muss das Filesystem-Modlog angeschaltet sein.

Es wird ein Zugriff auf die tine Groupware CLI vorausgesetzt.

Wenn man weiss, von wem und wann Änderungen gemacht wurden, können diese einfach wiederhergestellt werden (-d steht für Dry Run):

$ tine20-cli --method=Tinebase.undo -d -- \
  record_type=Tinebase_Model_Tree_Node \
  modification_time=2020-02-17 \
  modification_account=ACCOUNTID

Dateimanager-Verzeichnis via WebDAV unter Linux (CLI) einbinden

siehe https://www.dinotools.de/2013/11/20/linux-einhaengen-einer-webdav-ressource-ins-dateisystem/

$ sudo apt-get install davfs2

Dann das Verzeichnis herausfinden (z.B. via Browser-Zugriff auf https://my.tine/webdav) und mounten:

$ sudo mount.davfs https://my.tine/webdav /mnt/

ACHTUNG: bei Verzeichnissen mit Leerzeichen oder Umlauten (urlencode) hat das so noch nicht geklappt!

Man kann Username + PW auch in einer "secrets" Datei ablegen. Ausserdem kann der Eintrag natürlich auch in die fstab geschrieben werden.